eFlex Documental
eFlex Documental
Sistemas Bejerman presenta la manera más eficiente de administrar la información de su empresa, organización o área de trabajo.
Un innovador software de Digitalización y Administración Inteligente de Documentos.
¿Qué ventajas obtiene incorporando eFlex Documental?
Rápido acceso a la información
- En sólo segundos y desde su PC puede acceder al documento que necesita, a través de su Buscador Inteligente.
- Permite la visualización de documentos en simultáneo por varias personas.
- Tiene la posibilidad de agregar anotaciones al documento sin modificar el original.
La oficina sin papeles
- Evita ocupar espacio, medios y otros recursos en el almacenamiento de archivos.
- Centraliza y distribuye la información de acuerdo con sus necesidades.
- Obtiene un sistema de respaldo de toda la información almacenada.
Integración con otras aplicaciones
- Los procesos de catalogación y de búsqueda están disponibles como librerías con interfaz COM, de forma de poder ser utilizados con sus funciones asociadas desde otras aplicaciones.
Descripción del Producto
Captura de documentos
La captura de documentos es el primer paso en el proceso de digitalización de la información. eFlex Documental permite digitalizar documentos, de una o varias páginas, de forma intuitiva y rápida.
- El proceso de captura y digitalización es parte integrante de eFlex Documental; de este modo el usuario, desde el mismo software, puede controlar todo el proceso de incorporación de documentos de modo intuitivo, rápido y uniforme.
- Facilita el control de resolución, tipo de imagen y los parámetros propios de cada escáner (por ejemplo opción doble faz y alimentador automático para aquellos equipos que lo soportan).
- Define documentos simples o multipágina.
- Ofrece la posibilidad de preseleccionar el área de escaneo y previsualizar el documento escaneado.
- Permite guardar los documentos digitalizados en una gran variedad de formatos de imagen (TIF, JPG, PDF, PCX, BMP, etc.)
- eFlex Documental tiene la capacidad de digitalizar documentos con cualquier tipo de escáner ya que la interfaz Twain le asegura compatibilidad universal.
Conversión de imagenes en texto
Durante el escaneo de los documentos, eFlex Documental ejecuta un proceso de Reconocimiento Optico de Caracteres (OCR) que convierte las imágenes en textos, permitiendo que sean editados desde cualquier procesador de textos.
Organización y catalogación de los documentos
Ordenar los documentos es el paso fundamental que luego permitirá encontrarlos sin esfuerzo. eFlex Documental hace fácil tener toda la información ordenada y clasificada.
- Los documentos permiten dos métodos de catalogación: por ubicación en carpetas lógicas y por asociación de datos definibles o perfiles.
- Se pueden catalogar documentos originados en papel y digitalizados, así como documentos electrónicos tales como archivos Word, Excel, PDF, Access, HTML, imágenes, archivos de audio, video, etc.
- La catalogación por carpetas lógicas permite armar un árbol de carpetas que reproduzca cualquier situación de ordenamiento: departamentos, cuentas, períodos, armarios, estantes, etc., y modificarlo cada vez que sea necesario.
- Simplemente marcando y arrastrando (drag & drop) el archivo elegido, el usuario ubica el documento en la carpeta deseada y éste ya quedará catalogado, pudiendo modificar su ubicación con la misma facilidad.
- También permite asociar datos definibles a cada documento y aprovechar las poderosas herramientas de búsqueda de eFlex Documental.
- Se pueden asociar datos de distinto tipo: alfanuméricos, numéricos, fechas, horas y tablas internas y externas, y agruparlos en perfiles de acuerdo con el tipo de documento a catalogar.
- Así, permite asociar datos tales como: orden de entrada, fecha de facturación, categoría de importancia, fecha de vencimiento, etc.
- eFlex Documental ofrece catalogación masiva para acelerar este proceso.
- eFlex Documental se integra a cualquier aplicación que maneja fuentes de datos ODBC, pudiendo utilizar los datos de estos sistemas para catalogar los documentos almacenados. Por ejemplo la tabla de legajos de su sistema de RR. HH. o la tabla de proveedores de su ERP.
- Un mismo documento puede ser catalogado de más de una forma, permitiendo satisfacer diferentes necesidades de agrupación y búsqueda.
Indexación
eFlex Documental permite realizar la búsqueda de documentos por su contenido, previa indexación de los mismos. Esta funcionalidad le otorga precisión a las búsquedas, rapidez en la respuesta y reduce sensiblemente el esfuerzo para acceder a la información requerida.
- eFlex Documental indexa los documentos catalogados por su contenido.
- También realiza la indexación automática por los datos asignados en los perfiles.
- La indexación se puede hacer sobre documentos escaneados, archivos de texto y páginas web (HTML).
- El proceso de indexado es tan simple como poderoso. La parametrización del proceso permite, por ejemplo, elegir la longitud mínima de palabras a indexar, indicar palabras a excluir de la indexación y optar por no indexar números. Esta capacidad optimiza los tiempos de indexación y el espacio ocupado para su almacenamiento.
Buscador Inteligente
El Buscador Inteligente permite encontrar los documentos almacenados en forma rápida y fácil.
- eFlex Documental posee un potente motor de búsqueda de documentos que considera todos los atributos para obtener una búsqueda exitosa.
- Permite combinar distintos elementos, tales como carpeta, perfil, datos y palabras clave dentro del contenido de los documentos.
- También se puede potenciar la búsqueda utilizando operadores lógicos para combinar varias palabras o hacer búsquedas por frases.
Una vez obtenida la lista con los documentos resultantes de la búsqueda, eFlex Documental permite ordenarla por cualquiera de sus atributos.
Visualización
Para utilizar los documentos escaneados que se almacenan como imágenes, eFlex Documental cuenta con una completa herramienta de visualización que brinda útiles facilidades.
- eFlex Documental ofrece poderosas funciones de visualización de imágenes, similares a las de los programas específicos más utilizados, que incluyen la posibilidad de: modos de visualización, funciones de Zoom In/Out, ajustes de imagen, rotación, etc.
Herramientas de anotaciones
El usuario podrá agregar electrónicamente sobre las imágenes: anotaciones, comentarios, resaltar texto y aplicar sellos predeterminados, conservando el documento en su estado original.
- Las anotaciones y comentarios que se incorporan al documento son reconocidos por el buscador inteligente permitiendo, por ejemplo, seleccionar aquellos que tienen el sello APROBADO.
Workflow
Si su organización tiene procedimientos que involucran la revisión y aprobación de sucesivas personas, eFlex Documental es la herramienta ideal para ayudar con esta exigencia (*).
(*) Consultar disponibilidad.
- Permite definir el flujo de documentos en la empresa estableciendo circuitos de revisión y aprobación, con notificaciones por e-mail.
Seguridad
eFlex Documental fue desarrollado para dar un rápido y simple acceso a la información, pero sólo a aquellos usuarios que tengan derechos para hacerlo, poniendo límites estrictos a quienes no los tengan.
- La definición de usuarios y grupos de usuarios, con conjuntos de derechos similares, permite controlar el acceso a los procesos de escaneo, catalogación, visualización, registración de anotaciones, etc.
- También permite restringir el acceso a las diferentes carpetas y documentos catalogados.
- Los derechos, entonces, pueden asignarse limitando las tareas que puede realizar el usuario y también determinando sobre qué documentos o conjunto de documentos pueden realizar estas tareas.
Acceso a través de Internet
Los usuarios autorizados podrán acceder a los documentos de la empresa, utilizando un browser de Internet y seleccionando todas las opciones de búsqueda antes mencionadas (*).
(*) Consultar disponibilidad.
Integración con otras aplicaciones
eFlex Documental es integrable a otras aplicaciones. Esto permite potenciar el conjunto de las soluciones informáticas de su organización.
- Los procesos de catalogación y de búsqueda están disponibles como librerías con interfaz COM, de forma de poder ser utilizados con sus funciones asociadas desde otras aplicaciones.
- Esto brinda un mecanismo muy efectivo de integración, ya que permite catalogar automáticamente desde otra aplicación y hacer búsquedas automáticas de documentos.
- También es posible utilizar, al registrar la información en los perfiles, tablas de base de datos externas tales como cliente, proveedor, legajo, despacho, etc.
Copias de CD y distribución
En eFlex Documental, su organización tiene también la herramienta para enviar información digitalizada y catalogada aún a aquellas personas que no se encuentren conectadas al sistema.
- eFlex Documental permite generar CD-ROM que incluyan un conjunto seleccionado de documentos y una versión reducida del Sistema para la búsqueda y visualización de los mismos.
- Los CD-ROM generados pueden utilizarse para distribuir información tanto dentro de la organización como a terceros, ya que en esta modalidad se pueden consultar los documentos sin necesidad de tener acceso al Sistema.
Escalabilidad
eFlex Documental se ajusta a las necesidades de su organización, cualquiera sea su tamaño.
- En sus tres líneas: ONE, ADVANCE y ENTERPRISE, eFlex Documental está desarrollado para satisfacer los requerimientos de organizaciones cualquiera sea su tamaño y naturaleza.
- Asimismo permite su implementación en forma departamental o bien abarcando a toda la organización, logrando de esta forma que la información llegue a todos los interesados de forma segura y económica.
Respaldo tecnológico
La amplia trayectoria de Sistemas Bejerman como empresa productora de software y la condición destacada de líder en su rubro, respaldan la calidad, tecnología y funcionalidad de cada una de sus soluciones informáticas.
Su capacidad de innovación responde con anticipación a las necesidades de sus clientes y las demandas del mercado. Y provee así, productos altamente confiables, prácticos y eficaces, con la máxima estructura de servicios profesionales.